Digipime - Gestión del conocimiento corporativo en la nube

 
Gestión del conocimiento corporativo en la nube

¿Necesita centralizar el conocimiento corporativo y hacerlo accesible a trabajadores y clientes?

¿Le hace falta un entorno colaborativo privado para almacenar los detalles de sus proyectos de I+D+i?

¿Desea poner en marcha una experiencia de formación interna basada en una intranet documental?

Las soluciones de gestión del conocimiento se basan en software libre seguro como MediaWiki, o propietario como Confluence. Están orientadas a empresas que necesiten almacenar de manera segura el conocimiento de negocio, consultarlo y utilizarlo para apoyar a sus equipos comerciales, de atención al cliente, para registrar detalles de I+D+i o planificar experiencias de formación mediante soportes digitales.

Estas soluciones se entregan instaladas y configuradas en 48 horas, blindadas con seguridad SSL y con todo el control por parte del cliente.

Cualquiera de ellas requiere una inversión básica de 80 euros más impuestos.

Para el software propietario necesitará adquirir una licencia permanente de 10€ a la empresa desarrolladora. Las podemos instalar en su servidor o, por 16 euros mensuales más impuestos, puede contratar un servidor cloud de alta calidad en un proveedor independiente recomendado por Digipime.

Con el advenimiento de la sociedad de la información, que comporta el uso de las TIC para la documentación y el trabajo colaborativo, la gestión digital del conocimiento se ha convertido en un objetivo central de muchas empresas. El crecimiento empresarial actual demuestra que una organización que clasifica y comparte, adecuadamente, su conocimiento corporativo tendrá más ventajas competitivas, a medio plazo, que una organización que desdeñe esa gestión.

Aunque su corporación pueda ser mediana o pequeña, incluso muy pequeña, la correcta organización del material intangible, siempre muy valioso y que tanto ha costado de obtener, como por ejemplo los argumentarios comerciales, puede permitirle ser más eficiente que su competencia.

Los estudios actuales sobre gestión del conocimiento apuntan a las Wiki como el software más útil que se ha desarrollado para tal fin. Una wiki es un programa que se usa con un navegador de web, que proporciona acceso a fichas/artículos documentales interrelacionadas con otras fichas/artículos y permite ser editada por cualquier persona autorizada, manteniendo un registro de los cambios efectuados. Un ejemplo muy conocido es la Wikipedia, un proyecto de enciclopedia editada por voluntarios de todo el mundo que ha desbancado la popularidad de la Enciclopedia Británica. Cada día tiene más audiencia y sus artículos tienen en general una calidad aceptable, aunque no están redactados siempre por grandes expertos en las materias.

Los usos principales de una wiki en la empresa son:

  • ·Apoyo a la gestión de proyectos: información y creación de entregables, orden del día de reuniones, informes de estado y prácticas y estándares. Información general y gestión del conocimiento: calendario de vacaciones, HowTos, blogs personales, información corporativa, páginas de recursos en relación con un tema como un complemento a las páginas oficiales de la intranet, buenas prácticas, métodos y procesos innovadores, políticas y procedimientos corporativos, información sobre recursos humanos, pautas, gestión de gastos de viajes, ocio.
  • ·Desarrollo de software: documentación técnica, aprobación por parte del cliente, issue tracking, workflows, calidad y gestión de procesos, diseño de software, información de referencia, información de configuración, especificaciones, instrucciones de instalación, lista de versiones de software utilizadas en la empresa, información de seguimiento de las diversas aplicaciones de software utilizadas en la organización y mantenimiento de aplicaciones y operaciones.
  • ·E-learning: cursos para personal propio o ajeno, descripción de requerimientos y test. Comunidades de práctica/entrenamiento.
  • ·Documentación de Soporte técnico: buenas prácticas, atención al cliente, información local útil, sistemas de solicitud de nuevo hardware, configuración de correo electrónico y descargas de software.
  • ·Marketing y gestión de relaciones con clientes: seguimiento de tendencias, recopilación de datos, información sobre los Partners, materiales de marketing, blogs.
  • ·Gestión de recursos documentales internos.
  • ·Conocimiento de I+D: casi todo lo relacionado con I+D+i se vuelca en la Wiki.

"La riqueza del uso de la Wiki no solo está en la cantidad de usos que se le pueden dar, sino también en que, esta misma herramienta y por una misma organización puede ser usada con distintos propósitos según el tipo de trabajo realizado por cada departamento, equipo o grupo de trabajo", es una afirmación extraída del estudio académico "La Wiki corporativa como herramienta para la gestión del conocimiento", de la investigadora Nélida Hierro Martín de Bernardo (2012).

Como en el caso del software de gestión de proyectos, Digipime le propone dos soluciones alternativas de muy buena calidad: MediaWiki y Confluence. Ambas tienen un uso masivo, su solvencia técnica está comprobada y su funcionalidad aporta todo lo que necesita la organización en cuanto a gestión de información en una intranet corporativa.

Si lo que usted busca es un software para la gestión de planificación y control de flujos productivos, puede dar un vistazo a nuestras soluciones de gestión de proyectos en la nube.

Gestión del conocimiento corporativo con MediaWiki

MediaWiki es un programa gratuito desarrollado por la comunidad del software libre. Su uso está muy extendido en todo tipo de organizaciones y su aplicación más conocida es Wikipedia, la enciclopedia mundial redactada en la web por voluntarios.

Este software es multipropósito y multiidioma, es la opción recomendada si la empresa desea iniciar una experiencia de gestión del conocimiento sin gastos en licencias. MediaWiki dispone de unos 2.000 complementos gratuitos para adaptar su uso a cada organización o proyecto.

La solución de Digipime basada en MediaWiki proporciona una instalación segura en un servidor dedicado, ya sea del cliente o proporcionado por Digipime, la instalación de los módulos más comunes y los módulos que escoja el cliente en el panel de configuración del servicio.

Ejemplo de artículos publicados en idioma chino con MediaWiki Ejemplo de artículos publicados en idioma chino con MediaWiki

Gestión del conocimiento corporativo con Confluence

Confluence es software wiki con licencia comercial, un programa desarrollado por la compañía australiana Atlassian. La licencia básica es de 10 usuarios y cuesta solamente 10€, lo cual supone una ventaja presupuestaria para cualquier startup. Asimismo, el desarrollador Atlassian provee de una versión totalmente gratuita de Confluence para ONG e instituciones que promuevan activamente el software libre.

Una ventaja de Confluence es que se integra totalmente con el conocido gestor de proyectos JIRA, de manera que las empresas que usen JIRA para el control de flujos preferirán usar Confluence como apoyo documental, en vez de otras herramientas.

A diferencia de MediaWiki, Confluence está diseñado para un uso totalmente profesional. Ello significa, también, que incorpora de serie módulos de programa desarrollados para publicar contenidos en una intranet corporativa. Su uso es más sencillo incluso que el de MediaWiki, ya que el interfaz está orientado a la productividad empresarial. En sí mismo el programa dispone de buenas medidas de seguridad que, añadidas al servicio que presta Digipime, permiten una intranet documental con acceso totalmente controlado.

Digipime instala para sus clientes una versión de evaluación de Confluence en un servidor dedicado, funcional durante 30 días sin ningún límite. Pasado ese periodo, el cliente debe adquirir una licencia de uso comercial para su programa directamente en el sitio web del fabricante. La licencia adquirida permite un uso permanente e ilimitado del programa y su funcionalidad.

Ejemplo de acceso a una wiki corporativa con Confluence Ejemplo de acceso a una wiki corporativa con Confluence

¿MediaWiki o Confluence?

Aunque escoger una u otra solución depende de preferencias técnicas o de modelo de licencia, en cualesquiera de los casos el software se entrega con alta seguridad añadida, siempre en un servidor cloud dedicado y con proyectos de demostración.

Las dos opciones son muy interesantes, fáciles de usar y completas en cuanto a herramientas de trabajo colaborativo. Escoger una u otra dependerá de la especialización de la empresa, del presupuesto para licencias o quizá otros factores, aunque la opción de MediaWiki será la indicada para la mayoría de los casos, especialmente si ustedes inician ahora su experiencia con un software para la gestión del conocimiento corporativo.

En la siguiente tabla le mostramos una pequeña comparativa que ilustra algunas diferencias entre los distintos softwares, aunque escoger uno u otro depende de usted. Antes de tomar una decisión sobre la instalación de un sistema de gestión del conocimiento en la nube, le recomendamos encarecidamente que pruebe las demostraciones oficiales de estos dos programas, puesto que las pequeñas diferencias entre ellos pueden resultar importantes para el desarrollo de sus proyectos documentales.

MediaWiki Atlassian Confluence
Demostración en línea mediawiki.org/ wiki/ Project:Sandbox atlassian.com/ software/ confluence/ demo
Mercado de complementos mediawiki.org/ wiki/ Category:Extensions marketplace.atlassian.com/ addons/ app/ confluence
Web oficial mediawiki.org atlassian.com/ software/ confluence
Orientado a Cualquier tamaño de empresa Cualquier tamaño de empresa
Software en castellano
Manual en castellano Sí Sí (ayuda integrada del sistema)́
Uso Muy extendido Muy extendido
Lenguaje de programación PHP Java
Frecuencia media de actualizaciones Semestral Semestral
Consumo de recursos de servidor Medio Alto
Tiempo de aprendizaje de los administradores 30h 20h
Tiempo de aprendizaje medio de los usuarios 3h 2h
Tipo de licencia software libre comercial
Coste de licencia gratuita 10€ (10 usuarios)
Contratación: pago seguro con tarjeta bancaria o con una cuenta de PayPal. Contratación: pago seguro con tarjeta bancaria o con una cuenta de PayPal.
Configuración: el cliente aporta sus datos para la gestión administrativa y configura sus preferencias en el panel de configuración de Digipime. Configuración: el cliente aporta sus datos para la gestión administrativa y configura sus preferencias en el panel de configuración de Digipime.
Digipime instala, configura y entrega la solución de software de gestión del conocimiento al cliente en 48 horas. Digipime instala, configura y entrega la solución de software de gestión del conocimiento al cliente en 48 horas.

Puede efectuar el pago con tarjeta de crédito, de débito o mediante saldo en su cuenta de PayPal, en el caso de poseer una. Aunque se efectúa un pago seguro mediante el TPV de PayPal, no es necesario estar registrado en PayPal para efectuar el pago mediante tarjeta de crédito. PayPal es un sistema mundial de pago seguro por Internet propiedad de la compañía eBay.

Inmediatamente antes del pago le solicitaremos unos datos básicos, como por ejemplo su e-mail, para identificar correctamente su producto y comunicarle su acceso al panel de configuración de la solución. Al mismo tiempo, estos datos generarán un recibo para usted por parte de Paypal, que será enviado inmediatamente a su dirección de correo electrónico.

Estas soluciones de gestión del conocimiento disponen de dos opciones de hospedaje, es decir dónde se alojan el programa y los documentos: en su propio servidor, en el caso de que el cliente ya posea un alojamiento, o en un alojamiento dedicado exclusivamente a un precio competitivo y con altas prestaciones.

Adquiera ahora mismo su solución de gestión del conocimiento

Cualquiera de las opciones incluye los siguientes servicios:

  • ·Los trámites para la contratación de un servidor cloud en un proveedor de hospedaje escogido por Digipime (opción con hospedaje).
  • ·Certificado digital SSL para navegación segura. En el caso de que sea imposible instalar un certificado gratuito en un servidor que ya posea el cliente, se puede contratar a terceros por 5 euros anuales.
  • ·Configuración del sistema operativo en el servidor para el uso del programa.
  • ·Instalación y configuración del software de gestión del conocimiento en el servidor.
  • ·Personalización específica del programa para el cliente.
  • ·30 días de soporte técnico, para resolver dudas, configuraciones de servidor o para el correcto uso del programa.