Digipime - Sistemas de gestión documental en web (DMS)

 
Sistemas de gestión documental en web (DMS)

¿Son una asesoría y necesitan una gestión estricta de la documentación que comparten con sus clientes?

¿Tiene un despacho de abogados o una asesoría y debe agilizar y digitalizar la gestión documental?

¿Es necesario que su archivo digital cumpla con la legislación de protección de datos?

Con esta solución de Gestión Documental DMS podrá almacenar, compartir y controlar versiones de documentos, directamente desde un sitio web privado y seguro. Para ello instalamos y configuramos para nuestros clientes el programa libre SeedDMS. El software se entrega en 48 horas y blindado con seguridad SSL, configurado con sus preferencias.

Esta solución DMS requiere una inversión única de 80 euros más impuestos. Puede ser instalada en su servidor o, por 16 euros mensuales más impuestos, contratar un servidor cloud de alta calidad en un proveedor independiente recomendado por Digipime.

En la década de 1990 coincidió la irrupción del PC en las empresas, la proliferación de escáneres e impresoras de bajo coste y el abaratamiento global de la pasta de papel. En consecuencia, se experimentó un gran aumento en la producción de documentos impresos en todas las organizaciones. Es decir, gracias a la disponibilidad de sistemas económicos y domésticos de copia e impresión, el volumen de documentación en papel aumentó exponencialmente.

Ahora, ya en la segunda década del siglo XXI, la tendencia es totalmente inversa: ahorrar papel ayuda a proteger el medio ambiente y digitalizar los documentos permite un almacenamiento masivo en muy poco espacio físico.

Aunque es cierto que con una buena planificación de carpetas en un ordenador, se puede gestionar un buen número de documentos y tenerlos ordenados, las necesidades de control documental exceden las posibilidades de las carpetas locales o en red. Los requisitos de clasificación y tipificación de documentos, el control de versiones o flujos de trabajo y la posibilidad de encontrar un documento a partir de un texto contenido dentro del mismo, nos dirigen hacia una fórmula estándar y profesional: los Sistemas de Gestión Documental, en inglés llamados Document Management System (DMS).

En esencia, un DMS es un programa que gestiona el almacenamiento controlado de documentos, las restricciones de acceso a los mismos, la facilidad de ordenación mediante departamentos de la organización, categorías, tipos y metainformación. Si disponemos de documentos escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), cuando los subimos al sistema de gestión documental podemos encontrar documentos buscando una palabra, una frase, un nombre propio... Un DMS ahorra muchísimo tiempo de trabajo a organizaciones con gran volumen documental.

Las soluciones de Digipime en cuanto a gestión documental se basan en SeedDMS, uno de los softwares libres más consolidados para uso profesional, que cuenta con actualizaciones constantes y una gran comunidad de usuarios. SeedDMS permite gestionar un número ilimitado de usuarios, grupos, documentos, departamentos, categorías, etc. Se puede usar desde cualquier dispositivo que disponga de un navegador de web, como por ejemplo un ordenador, una tableta o un smartphone.

Los clientes de Digipime que adquieren la solución de DMS obtienen la última versión del software instalado en un servidor con altas medidas de seguridad. Al mismo tiempo, si el cliente lo desea también se instalan los complementos de programa más útiles para el trabajo colaborativo. En el panel de configuración de la solución, el cliente especifica departamentos de su organización y categorías de documentos, de manera que en 48 horas se le entrega un producto a medida listo para usar.

Ejemplo de clasificación de un documento en el DMS Ejemplo de clasificación de un documento en el DMS

Esta solución, por motivos de seguridad, requiere su instalación en un servidor dedicado expresamente a la gestión documental. Si el cliente dispone de un servidor o máquina virtual Linux CentOS 7 o similar, se instala la solución en su propio equipo, independientemente de su ubicación física.

Alternativamente, puede escoger la modalidad de servicio con hospedaje incluido para que Digipime se encargue también de contratar y configurar un servidor cloud dedicado, accesible desde cualquier ordenador conectado a Internet, de acceso exclusivo para el cliente y con cuotas mensuales asequibles para cualquier empresa.

Digipime proporciona gratuitamente soporte técnico posventa al cliente durante 30 días, con la finalidad de ayudarle a gestionar eficazmente su DMS y las herramientas colaborativas que incorpora. Es un periodo suficiente para aprender a usar el software con garantías de seguridad y eficiencia.

Esta solución se entrega en 48h Esta solución se entrega en 48h
Subimos archivos arrastrándolos y soltándolos en el navegador Subimos archivos arrastrándolos y soltándolos en el navegador
Estadística detallada de la actividad en el DMS Estadística detallada de la actividad en el DMS
De fácil uso: curva de aprendizaje muy corta De fácil uso: curva de aprendizaje muy corta
Sin límite de usuarios, documentos o categorías Sin límite de usuarios, documentos o categorías
Protegido con certificado SSL Protegido con certificado SSL
Accesible vía web desde cualquier dispositivo Accesible vía web desde cualquier dispositivo
Gestión jerárquica de usuarios, grupos y roles Gestión jerárquica de usuarios, grupos y roles
Notificaciones de actividad en pantalla y e-mail Notificaciones de actividad en pantalla y e-mail
Control de aprobación de documentos Control de aprobación de documentos
Módulos extra para aumentar la funcionalidad Módulos extra para aumentar la funcionalidad
Búsqueda de documentos por contenido interno Búsqueda de documentos por contenido interno
Trabajo colaborativo Trabajo colaborativo
Funciona en castellano Funciona en castellano
Funciona en catalán Funciona en catalán
Navegación segura https Navegación segura https
Contratación: pago seguro con tarjeta bancaria o con una cuenta de PayPal. Contratación: pago seguro con tarjeta bancaria o con una cuenta de PayPal.
Configuración: el cliente aporta sus datos para la gestión administrativa y configura sus preferencias en el panel de configuración de Digipime. Configuración: el cliente aporta sus datos para la gestión administrativa y configura sus preferencias en el panel de configuración de Digipime.
Digipime instala, configura y entrega la solución de software DMS al cliente en 48 horas. Digipime instala, configura y entrega la solución de software DMS al cliente en 48 horas.

Puede efectuar el pago con tarjeta de crédito, de débito o mediante saldo en su cuenta de PayPal, en el caso de poseer una. Aunque se efectúa un pago seguro mediante el TPV de PayPal, no es necesario estar registrado en PayPal para efectuar el pago mediante tarjeta de crédito. PayPal es un sistema mundial de pago seguro por Internet propiedad de la compañía eBay.

Inmediatamente antes del pago le solicitaremos unos datos básicos, como por ejemplo su e-mail, para identificar correctamente su producto y comunicarle su acceso al panel de configuración de la solución. Al mismo tiempo, estos datos generarán un recibo para usted por parte de Paypal, que será enviado inmediatamente a su dirección de correo electrónico.

Esta solución de DMS dispone de dos opciones de hospedaje, es decir dónde se alojan el programa y los documentos: en su propio servidor, en el caso de que el cliente ya posea un alojamiento, o en un alojamiento dedicado exclusivamente a un precio competitivo y con altas prestaciones.

Adquiera ahora mismo su solución de gestión documental DMS

Cualquiera de las dos opciones incluye los siguientes servicios:

  • ·Los trámites para la contratación de un servidor cloud en un proveedor de hospedaje escogido por Digipime (opción con hospedaje).
  • ·Certificado digital SSL para navegación segura. En el caso de que sea imposible instalar un certificado gratuito en un servidor que ya posea el cliente, se puede contratar a terceros por 5 euros anuales.
  • ·Configuración del sistema operativo en el servidor para el uso del programa.
  • ·Instalación y configuración del software DMS en el servidor.
  • ·Personalización específica del programa para el cliente: idioma de administración, usuarios y categorías iniciales de documentos.
  • ·30 días de soporte técnico, para resolver dudas, configuraciones de servidor o para el correcto uso del programa.