Digipime - Sistemes de gestió documental en web (DMS)

 
Sistemes de gestió documental en web (DMS)

Sou una assessoria i necessiteu una gestió estricta de la documentació que compartiu amb els vostres clients?

Teniu un despatx d'advocats o una assessoria i heu d'agilitar i digitalitzar la gestió documental?

És necessari que el vostre arxiu digital compleixi amb la legislació de protecció de dades?

Amb aquesta solució de Gestió Documental DMS podreu emmagatzemar, compartir i controlar versions de documents, directament des d'un lloc web privat i segur. Per a això instal·lem i configurem per als nostres clients el programa lliure SeedDMS. El programari es lliura en 48 hores i blindat amb seguretat SSL, configurat amb les vostres preferències.

Aquesta solució DMS requereix una inversió única de 80 euros més impostos. Pot ser instal·lada al vostre servidor o, per 16 euros mensuals més impostos, contractar un servidor cloud d'alta qualitat en un proveïdor independent recomanat per Digipime.

A la dècada de 1990 va coincidir la irrupció del PC a les empreses, la proliferació d'escàners i impressores de baix cost i l'abaratiment global de la pasta de paper. Com a conseqüència, es va experimentar un gran augment en la producció de documents impresos a totes les organitzacions. És a dir, que gràcies a la disponibilitat de sistemes econòmics i domèstics de còpia i impressió, el volum de documentació en paper va augmentar exponencialment.

Ara, ja a la segona dècada del segle XXI, la tendència és totalment inversa: estalviar paper ajuda a protegir el medi ambient i digitalitzar els documents permet un emmagatzematge massiu en un mínim espai físic.

Malgrat que és cert que amb una bona planificació de carpetes en un ordinador, es pot gestionar un bon nombre de documents i tenir-los ordenats, les necessitats de control documental excedeixen les possibilitats de les carpetes locals o en xarxa. Els requisits de classificació i tipificació de documents, el control de versions o fluxos de treball i la possibilitat de trobar un document a partir d'un text contingut d’ell mateix, ens dirigeixen cap a una fórmula estàndard i professional: els Sistemes de Gestió Documental, en anglès anomenats Document Management System (DMS).

En essència, un DMS és un programa que gestiona l'emmagatzematge controlat de documents, les restriccions d'accés a aquests, la facilitat d'ordenació mitjançant departaments de l'organització, categories, tipus i metainformació. Si tenim documents escanejats mitjançant reconeixement òptic de caràcters (OCR), quan els pugem al sistema de gestió documental podem trobar documents cercant una paraula, una frase, un nom propi... Un DMS estalvia molt de temps de treball a les organitzacions amb gran volum documental.

Les solucions de Digipime pel que fa a gestió documental es basen en SeedDMS, un dels programes lliures més consolidats per a ús professional, que compta amb actualitzacions constants i una gran comunitat d'usuaris. SeedDMS permet gestionar un nombre il·limitat d'usuaris, grups, documents, departaments, categories, etc. Es pot utilitzar des de qualsevol dispositiu que tingui un navegador de web, com per exemple un ordinador, una tauleta o un smartphone.

Els clients de Digipime que adquireixen la solució de DMS obtenen l'última versió del programari, instal·lat en un servidor amb altes mesures de seguretat. Alhora, si el client ho vol també s'hi instal·len els complements de programa més útils per al treball col·laboratiu. Al tauler de configuració de la solució, el client especifica departaments de la seva organització i categories de documents, de manera que en 48 hores se li lliura un producte a mida llest per a ser utilitzat.

Exemple de classificació d'un document al DMS Exemple de classificació d'un document al DMS

Aquesta solució, per motius de seguretat, requereix la seva instal·lació en un servidor dedicat expressament a la gestió documental. Si el client disposa d'un servidor o màquina virtual Linux CentOS 7 o similar, s'instal·la la solució al seu propi equip, independentment de la seva ubicació física.

Alternativament, podeu escollir la modalitat de servei amb allotjament inclòs per tal que Digipime s'encarregui també de contractar i configurar un servidor cloud dedicat, accessible des de qualsevol ordinador connectat a Internet, d'accés exclusiu per al client i amb quotes mensuals assequibles per a qualsevol empresa.

Digipime proporciona de franc suport tècnic postvenda al client durant 30 dies, amb la finalitat d'ajudar a gestionar de manera eficaç el seu DMS i les eines col·laboratives que incorpora. És un període suficient per a aprendre a utilitzar el programari amb garanties de seguretat i eficiència.

Aquesta solució es lliura en 48 hores Aquesta solució es lliura en 48 hores
Pugem arxius arrossegant i deixant-los anar al navegador Pugem arxius arrossegant i deixant-los anar al navegador
Estadística detallada de l'activitat al DMS Estadística detallada de l'activitat al DMS
D’ús senzill: corba d’aprenentatge molt curta D’ús senzill: corba d’aprenentatge molt curta
Sense límit d'usuaris, documents o categories Sense límit d'usuaris, documents o categories
Protegit amb certificat SSL Protegit amb certificat SSL
Accessible via web des de qualsevol dispositiu Accessible via web des de qualsevol dispositiu
Gestió jeràrquica d'usuaris, grups i rols Gestió jeràrquica d'usuaris, grups i rols
Notificacions d'activitat per pantalla i e-mail Notificacions d'activitat per pantalla i e-mail
Control d'aprovació de documents Control d'aprovació de documents
Mòduls extra per a augmentar-ne la funcionalitat Mòduls extra per a augmentar-ne la funcionalitat
Cerca de documents per contingut intern Cerca de documents per contingut intern
Preparat per a treball col·laboratiu Preparat per a treball col·laboratiu
Funciona en català Funciona en català
Funciona en castellà Funciona en castellà
Navegació segura https Navegació segura https
Contractació: pagament segur amb targeta bancària o amb un compte de PayPal. Contractació: pagament segur amb targeta bancària o amb un compte de PayPal.
Configuració: el client aporta les seves dades per a la gestió administrativa i configura les seves preferències al tauler de configuració de Digipime. Configuració: el client aporta les seves dades per a la gestió administrativa i configura les seves preferències al tauler de configuració de Digipime.
Digipime instal·la, configura i lliura la solució de programari DMS al client en 48 hores. Digipime instal·la, configura i lliura la solució de programari DMS al client en 48 hores.

Podeu efectuar el pagament amb targeta de crèdit, de dèbit o mitjançant saldo al vostre compte de PayPal, en el cas de tenir-ne un. Tot i que es fa un pagament segur mitjançant el TPV de PayPal, no cal estar registrat a PayPal per a efectuar el pagament amb targeta de crèdit. PayPal és un sistema mundial de pagament segur per Internet propietat de la companyia eBay.

Immediatament abans del pagament us demanarem unes dades bàsiques, com ara el vostre e-mail, per a identificar correctament el vostre producte i comunicar-vos el vostre accés al tauler de configuració de la solució. Alhora, aquestes dades generaran un rebut a nom vostre per part de Paypal, que serà enviat immediatament a la vostra adreça de correu electrònic.

Aquesta solució de núvol privat disposa de dues opcions d'hostatge, és a dir on s'allotgen el programa i els documents: al vostre propi servidor, en el cas que el client ja tingui un allotjament, o en un allotjament dedicat exclusivament a un preu competitiu i amb altes prestacions.

Adquiriu ara mateix la vostra solució de gestió documental DMS

Qualsevol de les dues opcions inclou els següents serveis:

  • ·Els tràmits per a la contractació d'un servidor cloud en un proveïdor d'allotjament escollit per Digipime (opció amb allotjament).
  • ·Certificat digital SSL per a navegació segura. En el cas que sigui impossible instal·lar un certificat gratuït en un servidor que ja tingui el client, es pot contractar a tercers per 5 euros anuals.
  • ·Configuració del sistema operatiu al servidor per a l'ús del programa.
  • ·Instal·lació i configuració del programari DMS al servidor.
  • ·Personalització específica del programa per al client: idioma d'administració, usuaris i categories inicials de documents.
  • ·30 dies de suport tècnic, per a resoldre dubtes, configuracions de servidor o per al correcte ús del programa.